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20/2/2003

Documentação do condomínio


Em última instância, o síndico é o guardião dos documentos do condomínio, mesmo quando eles estão sob responsabilidade da administradora. Por isso, é bom ficar sempre atento, pois erros e esquecimentos relativos à documentação podem trazer sérios prejuízos ao condomínio e ao próprio síndico, na forma de multas e processos.

Como muitas vezes os papéis parecem se multiplicar, aqui vai uma lista com os itens necessários, para você não se esquecer de nada importante.

Documentação Básica
  • Convenção do condomínio
  • Regulamento interno
  • Livro de atas
  • Livro de presença dos condôminos em assembléia
  • Cadastro do condôminos
  • Plantas, principalmente das redes hidráulica e elétrica

    Documentação Contábil

    Os documentos fiscais devem ser mantidos por, pelo menos, cinco anos.
    Todos os esclarecimentos relativos à abertura de inscrição no CNPJ poderão ser obtidos no site do Ministério da Previdência Social.

    Mantenha:
  • Cartão do C.N.P.J. (CGC)
  • Apuração das contas da administração anterior
  • Pastas com as despesas e receitas referentes aos últimos cinco anos
  • Pastas com as contas a pagar
  • Guias - Taxa anual de licença para o funcionamento dos elevadores e outros aparelhos de transporte, pagas à prefeitura
  • Contrato de seguro
  • Contrato para manutenção de elevadores, bombas d'água e piscina
  • Contrato de prestação de serviços da administradora

    Documentação dos funcionários

    Deve ser mantida em caráter permanente, mesmo de funcionários desligados há mais de cinco anos. Os documentos do departamento pessoal e de encargos sociais devem ser guardados por 30 anos.
    Têm acontecido muitas fraudes de administradoras desonestas, principalmente quanto às guias do INSS e do FGTS. Por lei, as administradoras devem manter em arquivo próprio os originais das guias. Na hora de prestar contas para o síndico, podem fornecer uma cópia adulterada.
    Desse modo, elas recolhem valor menor do que o obrigatório, 'embolsando' a diferença e deixando o condomínio com pesadas dívidas, que um dia virão à tona. Assim, atente às Certidões Negativas de Débito (CND), fornecidas por esses órgãos, pedindo-as periodicamente à administradora.

    Mantenha os documentos abaixo:
  • Livro ou cartão de ponto
  • Horário de trabalho
  • Carimbo do CNPJ (CGC)
  • Matrícula no INSS
  • Livro de registro de empregados
  • Livro de inspeção do trabalho
  • Contratos de experiência
  • Folha de pagamento
  • Pasta com as rescisões de contrato de trabalho
  • Cadastro do empregador para o vale transporte
  • Declaração e termo de responsabilidade - vale transporte
  • Termo de responsabilidade para concessão do salário-família
  • Declaração de dependentes para fins de desconto do imposto de renda
  • Guias - contribuição sindical; INSS; FGTS; PIS; IR
  • Certidões negativas de débito (CND) do INSS e FGTS a cada três meses, se o responsável pelo pagamento é a administradora ou o contador
  • RAIS (Relação Anual de Informação Social)
  • DIRF (Declaração do Imposto de Renda na Fonte)
  • Comprovante de rendimentos pagos e de retenção de Imposto de Renda na Fonte


  • Serviço:
    Mais informações:

    página do Síndico Net.

    página do Ministério da Previdência Social.

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